Chính sách quyền riêng tư
Áp dụng cho ứng dụng Veanix Office trên iOS, Android và trang office-api.veanix-ai.com. Cập nhật ngày 13/10/2026.
1. Chúng tôi là ai
Veanix Office do VEANIX COMPANY LIMITED phát triển và vận hành. Ứng dụng giúp chủ cửa hàng nhỏ giao việc cho các nhân viên AI như viết bài, soạn câu trả lời khách, làm ảnh và tổng hợp báo cáo. Veanix Office là sản phẩm riêng, không dùng chung dữ liệu với kính thông minh hay ứng dụng Veanix Companion.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
- Tài khoản: email dùng để đăng nhập, tên nếu anh chị điền, ngôn ngữ ứng dụng, thời điểm anh chị đồng ý gửi dữ liệu cho AI. Số điện thoại chỉ khi anh chị tự xác minh.
- Thông tin cửa hàng anh chị nhập: tên shop, ngành hàng, kênh bán, sản phẩm và giá, chính sách giao hàng, đổi trả, khuyến mãi, giọng văn, bài đăng mẫu, tin mới của shop.
- Nội dung làm việc: việc anh chị giao, tin nhắn qua lại với nhân viên AI, bản nháp, quyết định duyệt hay từ chối và lý do, đánh giá hiệu quả bài.
- Ảnh anh chị chọn gửi: ví dụ ảnh bảng giá hay ảnh sản phẩm. Ứng dụng chỉ mở camera hoặc thư viện ảnh khi anh chị bấm chọn.
- Tin nhắn của khách mà anh chị dán vào để nhờ soạn câu trả lời.
- Kết nối trang mạng xã hội (khi có và chỉ khi anh chị tự kết nối): tên trang, mã trang và mã truy cập do nền tảng cấp. Mã truy cập được mã hoá khi lưu.
- Dữ liệu kỹ thuật: phiên đăng nhập, nhật ký máy chủ (thời điểm, địa chỉ IP, lỗi), số lượt dùng và chi phí xử lý của từng việc.
- Giao dịch mua gói (chỉ khi anh chị mua gói trong ứng dụng): mã giao dịch, mã gói, ngày bắt đầu và hết hạn, trạng thái gia hạn và hoàn tiền do Apple hoặc Google gửi, để bật đúng gói cho công ty của anh chị. Chúng tôi không nhận số thẻ hay thông tin thanh toán.
- Mã nhận thông báo của máy (chỉ khi anh chị cho phép thông báo): mã do Apple hoặc Google cấp để gửi thông báo khi nhân viên làm xong việc, cần anh chị trả lời hay duyệt. Kèm loại máy, phiên bản ứng dụng và ngôn ngữ. Mã bị xoá khi anh chị đăng xuất, xoá tài khoản hoặc gỡ ứng dụng.
Chúng tôi không thu thập danh bạ, vị trí, dữ liệu sức khoẻ, không dùng mã quảng cáo và không theo dõi anh chị trên ứng dụng hay trang web khác.
3. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Để nhân viên AI làm đúng việc anh chị giao, theo đúng thông tin và giọng văn của shop.
- Để đăng nhập, giữ tài khoản an toàn, tính hạn mức sử dụng của tài khoản.
- Để sửa lỗi, chống lạm dụng và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu của anh chị và không dùng dữ liệu để quảng cáo.
4. Nhà cung cấp xử lý dữ liệu thay chúng tôi
Để tạo nội dung, máy chủ của chúng tôi gửi phần thông tin cần cho từng việc tới các nhà cung cấp mô hình AI qua kết nối mã hoá. Trước khi gửi, số điện thoại, email và địa chỉ xuất hiện trong nội dung được che đi.
- DeepSeek (máy chủ có thể đặt ngoài Việt Nam, gồm Trung Quốc): xử lý phần lớn việc chữ như viết bài, câu trả lời khách, kế hoạch, báo cáo, và đọc chữ trong ảnh bảng giá. Nếu anh chị dán tin nhắn của khách vào khi giao việc, nội dung đó cũng được xử lý ở đây sau khi đã che số điện thoại, email, địa chỉ.
- Google (Gemini) và OpenAI: dự phòng khi nhà cung cấp chính gặp sự cố, tạo và sửa ảnh.
- fal.ai: tạo ảnh và video khi anh chị giao việc làm ảnh.
- Dịch vụ tra cứu web (khi tính năng này được bật): chỉ gửi câu tìm kiếm.
- Meta (Facebook): chỉ khi anh chị tự kết nối trang và cho phép đăng, để đăng đúng bài anh chị đã duyệt.
- Apple (App Store) và Google (Google Play): xử lý thanh toán khi anh chị mua gói; chúng tôi hỏi lại hai bên trạng thái gói bằng mã giao dịch.
- Apple (Apple Push Notification service) và Google (Firebase Cloud Messaging): chuyển thông báo tới máy anh chị. Chỉ gửi mã nhận thông báo của máy, tiêu đề và một dòng nội dung (tên nhân viên, tên việc).
Chúng tôi chỉ gửi phần cần thiết cho việc đang làm. Nhà cung cấp chỉ được dùng dữ liệu đó để trả kết quả cho việc ấy theo điều khoản API của họ, và chúng tôi chỉ dùng nhà cung cấp bảo vệ dữ liệu ở mức tương đương chính sách này.
Anh chị đồng ý trước khi gửi. Trước khi dùng nhân viên AI, ứng dụng hiện màn "Dữ liệu gửi cho AI" nói rõ gửi những gì, gửi cho ai và hỏi anh chị có đồng ý không. Chưa đồng ý thì máy chủ không gửi gì tới nhà cung cấp AI, kể cả việc chạy theo lịch, và nhân viên AI không làm việc. Anh chị xem lại hoặc rút lại đồng ý bất cứ lúc nào ở tab Tài khoản → Dữ liệu gửi cho AI.
5. Lưu trữ và bảo mật
- Dữ liệu lưu trên máy chủ do Veanix quản lý, mỗi cửa hàng tách riêng.
- Mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ dùng HTTPS. Mã xác minh chỉ lưu dạng băm. Mã truy cập mạng xã hội được mã hoá.
6. Giữ và xoá dữ liệu
- Dữ liệu được giữ khi tài khoản còn hoạt động.
- Anh chị xoá tài khoản ngay trong ứng dụng: tab Tài khoản → Xoá tài khoản, hoặc gửi yêu cầu theo hướng dẫn xoá tài khoản. Chúng tôi xoá ngay tài khoản, các cửa hàng anh chị sở hữu cùng toàn bộ hồ sơ, việc, tin nhắn, bản nháp, ảnh đã tải lên và kết nối mạng xã hội.
- Bản sao lưu cơ sở dữ liệu chạy mỗi đêm và được giữ tối đa 30 ngày, nên dữ liệu đã xoá có thể còn trong bản sao lưu tới 30 ngày rồi mất hẳn. Nhật ký máy chủ được giữ tối đa 14 ngày.
7. Quyền của anh chị
Anh chị xem và sửa thông tin cửa hàng trong ứng dụng, tải bản nháp về, xoá tài khoản bất cứ lúc nào. Muốn yêu cầu bản sao dữ liệu hoặc hỏi về quyền riêng tư, anh chị gửi email tới support@veanix-ai.com.
8. Trẻ em
Veanix Office dành cho người kinh doanh, không dành cho người dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.
9. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang và báo trong ứng dụng nếu thay đổi quan trọng.
Privacy Policy
Applies to the Veanix Office app on iOS and Android and to office-api.veanix-ai.com. Last updated October 13, 2026.
1. Who we are
Veanix Office is developed and operated by VEANIX COMPANY LIMITED. The app lets small shop owners give work to AI staff: writing posts, drafting replies to customers, making images and summarising reports. It is a separate product and shares no data with Veanix smart glasses or the Veanix Companion app.
2. Data we collect
- Account: the email you sign in with, your name if you enter it, app language, when you agreed to data being sent to AI, and a phone number only if you verify one.
- Shop information you enter: shop name, industry, sales channels, products and prices, delivery, return and promotion policies, writing tone, sample posts, shop news.
- Work content: tasks you assign, messages with the AI staff, drafts, your approve or reject decisions and reasons, post feedback.
- Photos you choose to send, such as price lists or product photos. The app opens the camera or photo library only when you tap to choose.
- Customer messages you paste in to get a reply drafted.
- Social page connections (when available, and only if you connect one): page name, page id and the access token issued by the platform, stored encrypted.
- Technical data: sign-in sessions, server logs (time, IP address, errors), usage counts and processing cost per task.
- Plan purchases (only if you buy a plan in the app): transaction ID, plan ID, start and expiry dates, renewal and refund status sent by Apple or Google, so we can activate the right plan for your company. We never receive card numbers or payment details.
- Device notification token (only if you allow notifications): the token Apple or Google issues so we can tell you when an employee finishes a task or needs your answer or approval, with the device type, app version and language. It is deleted when you sign out, delete your account or uninstall the app.
We do not collect contacts, location or health data, do not use advertising identifiers and do not track you across other apps or websites.
3. How we use data
- To have the AI staff do the work you assign, using your shop's facts and tone.
- To sign you in, keep your account secure and apply your account's usage limits.
- To fix problems, prevent abuse and improve the service.
We do not sell or rent your data and do not use it for advertising.
4. Providers that process data for us
To create content, our server sends the information each task needs to AI model providers over encrypted connections. Phone numbers, emails and addresses that appear in the content are masked before sending.
- DeepSeek (servers may be outside Vietnam, including in China): most text work such as posts, customer replies, plans and reports, and reading text in price-list photos. If you paste customer messages into a task, that text is also processed here after phone numbers, emails and addresses are masked.
- Google (Gemini) and OpenAI: backup when the main provider fails, and creating or editing images.
- fal.ai: creating images and video when you assign image work.
- A web search service (when that feature is turned on): only the search query is sent.
- Meta (Facebook): only if you connect a page and allow posting, to publish posts you approved.
- Apple (App Store) and Google (Google Play): process payment when you buy a plan; we check the plan's status with them using the transaction ID.
- Apple (Apple Push Notification service) and Google (Firebase Cloud Messaging): to deliver notifications to your device. Only the device token, a title and one line of text (employee name, task name) are sent.
We send only what the current task needs. Providers may use that data only to return results for that task, under their API terms, and we only use providers that protect data to a standard equal to this policy.
You agree before anything is sent. Before you use the AI staff, the app shows a "Data sent to AI" screen that explains what is sent and who it is sent to, and asks whether you agree. Until you agree, our server sends nothing to any AI provider, including scheduled work, and the AI staff do not work. You can review or withdraw your consent at any time in the Account tab → Data sent to AI.
5. Storage and security
- Data is stored on servers managed by Veanix, with each shop kept separate.
- All traffic between the app and our servers uses HTTPS. Verification codes are stored only as hashes. Social access tokens are encrypted.
6. Retention and deletion
- We keep data while your account is active.
- You can delete your account in the app: Account tab → Delete account, or send a request as described on the account deletion page. We immediately delete the account, the shops you own and all their profiles, tasks, messages, drafts, uploaded images and social connections.
- Database backups run nightly and are kept for up to 30 days, so deleted data may remain in a backup for up to 30 days before it is gone. Server logs are kept for up to 14 days.
7. Your rights
You can view and edit your shop information in the app, copy your drafts and delete your account at any time. To request a copy of your data or ask about privacy, email support@veanix-ai.com.
8. Children
Veanix Office is for business owners and is not intended for anyone under 16. We do not knowingly collect children's data.
9. Changes
When this policy changes we update the date at the top and tell you in the app if the change is significant.
VEANIX COMPANY LIMITED · support@veanix-ai.com